Términos y Condiciones del Servicio

1. INFORMACIÓN GENERAL

Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de la plataforma OptikaApp (en adelante, "la Plataforma", "el Servicio" o "el Software"), un software como servicio (SaaS) de gestión integral para ópticas y centros de optometría, accesible a través de www.optikaapp.com.

Al registrarse, acceder o utilizar la Plataforma, el usuario acepta de manera íntegra y sin reservas los presentes Términos y Condiciones, así como la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Proveedor	CompuEasys / OptikaApp
Domicilio	Colombia
Contacto	compueasys@gmail.com | +57 300 791 5262
Sitio web	www.optikaapp.com

2. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

OptikaApp es una plataforma de software en la nube (SaaS) que ofrece a ópticas y centros ópticos en Colombia herramientas de gestión integral, incluyendo pero no limitado a:

• Gestión de pacientes e historia clínica de optometría.
• Facturación electrónica ante la DIAN.
• Nómina electrónica.
• Punto de venta (POS) e inventario de monturas, lentes y accesorios.
• Agendamiento de citas en línea.
• Gestión de terceros (empleados, proveedores, doctores).
• Módulos de reportes, RIPS, caja y más.
• Tienda virtual y realidad aumentada para prueba de monturas.

3. REGISTRO Y CUENTA DE USUARIO

3.1 Requisitos de registro

Para acceder al Servicio, el usuario debe:

1. Ser persona natural mayor de 18 años o representante legal de una persona jurídica.
2. Proporcionar información veraz, completa y actualizada durante el registro.
3. Verificar su dirección de correo electrónico.
4. Aceptar estos Términos y Condiciones y la Política de Tratamiento de Datos Personales.
5. Autorizar la transferencia internacional de datos a servidores en la Unión Europea (Alemania).

3.2 Seguridad de la cuenta

• El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• El usuario debe notificar inmediatamente cualquier uso no autorizado de su cuenta.
• OptikaApp no será responsable por pérdidas derivadas del uso no autorizado de la cuenta.

3.3 Cierre de cuenta

El usuario puede solicitar el cierre de su cuenta en cualquier momento. Antes del cierre, OptikaApp pondrá a disposición la exportación de los datos. Los datos de historia clínica serán conservados conforme a la normativa vigente (ver sección 11).

4. PLANES, PRECIOS Y PAGOS

4.1 Planes de suscripción

OptikaApp ofrece diferentes planes de suscripción (Gratuito, Básico, Profesional, Empresarial), cada uno con características y límites específicos publicados en la página de precios del sitio web.

4.2 Período de prueba

Los nuevos usuarios pueden acceder a un período de prueba gratuito conforme a las condiciones vigentes al momento de su registro. Al finalizar el período de prueba, se requerirá el pago para continuar usando el Servicio.

4.3 Precios y facturación

• Los precios están expresados en Pesos Colombianos (COP) e incluyen el IVA cuando aplique.
• Los pagos se realizan de forma anticipada según el ciclo de facturación seleccionado (mensual o anual).
• OptikaApp se reserva el derecho de modificar los precios con un aviso previo de 30 días.

4.4 Mora y suspensión

En caso de mora en el pago:

1. Se enviará un recordatorio por correo electrónico y/o WhatsApp.
2. Después de 15 días de mora, el acceso al Servicio podrá ser suspendido temporalmente.
3. Después de 60 días de mora, la cuenta podrá ser cancelada. Antes de la cancelación, se ofrecerá al usuario la exportación de sus datos.

5. USO ACEPTABLE DEL SERVICIO

5.1 El usuario se compromete a:

• Utilizar el Servicio únicamente para fines legales y conforme a su finalidad.
• No intentar acceder a datos de otras organizaciones o usuarios.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el Software.
• No utilizar el Servicio para almacenar o transmitir contenido ilegal, malicioso o que viole derechos de terceros.
• Mantener actualizados los datos de su cuenta y organización.
• Cumplir con la normativa colombiana vigente en la prestación de servicios de optometría.

5.2 Uso de datos de pacientes

Las ópticas que utilicen OptikaApp son Responsables del Tratamiento de los datos de sus pacientes y se comprometen a:

• Obtener la autorización de tratamiento de datos personales de sus pacientes antes de registrarlos en el sistema.
• Informar a sus pacientes que los datos serán almacenados en servidores de la Unión Europea.
• Obtener autorización expresa para el tratamiento de datos sensibles de salud.
• Cumplir con la Resolución 1995 de 1999 sobre historia clínica y demás normativa del sector salud aplicable.

6. PROPIEDAD INTELECTUAL

6.1 Titularidad

OptikaApp, incluyendo su código fuente, diseño, interfaces, algoritmos, bases de datos (estructura), documentación, marcas, logotipos y demás elementos, es propiedad exclusiva de CompuEasys y está protegido por la Ley 23 de 1982 sobre derechos de autor y la Decisión Andina 351 de 1993.

6.2 Licencia de uso

Se otorga al usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el Software conforme al plan contratado. Esta licencia:

• No confiere propiedad alguna sobre el Software.
• Está vigente mientras el usuario mantenga su suscripción activa.
• No autoriza la sublicencia, reproducción, distribución ni modificación del Software.

6.3 Datos del usuario

Los datos ingresados por el usuario en la Plataforma son y siguen siendo propiedad del usuario. OptikaApp no adquiere derechos de propiedad sobre los datos del usuario ni los datos de sus pacientes. OptikaApp solo los trata conforme a las finalidades pactadas.

7. DISPONIBILIDAD Y SOPORTE

7.1 Disponibilidad del servicio

OptikaApp se compromete a mantener una disponibilidad razonable del Servicio. Sin embargo, el Servicio puede experimentar interrupciones por:

• Mantenimiento programado (se notificará por anticipado cuando sea posible).
• Eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
• Fallas en la infraestructura de terceros (internet, proveedor de hosting).

7.2 Soporte técnico

OptikaApp ofrece soporte técnico conforme al plan contratado, a través de los canales disponibles (chat, email, WhatsApp), en horarios de atención publicados.

8. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

• OptikaApp no será responsable por la exactitud o veracidad de los datos ingresados por el usuario.
• OptikaApp no es responsable de las decisiones clínicas o diagnósticas que tomen los profesionales de la salud. El Software es una herramienta de gestión, no un sistema de diagnóstico.
• La responsabilidad total acumulada de OptikaApp no excederá el valor pagado por el usuario en los últimos 12 meses de suscripción.
• OptikaApp no será responsable por daños indirectos, consecuenciales, lucro cesante o pérdida de datos causados por factores fuera de su control.

9. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

Las funcionalidades de facturación electrónica y nómina electrónica de OptikaApp son herramientas de gestión. La óptica es la única responsable ante la DIAN por la correcta emisión de sus documentos electrónicos, la habilitación como facturador electrónico y el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.

OptikaApp no actúa como Proveedor Tecnológico (PT) habilitado ante la DIAN. Cada óptica se habilita directamente ante la DIAN como facturador electrónico.

10. HISTORIA CLÍNICA — CUMPLIMIENTO NORMATIVO

En relación con la gestión de historias clínicas, OptikaApp se compromete a:

• Mantener la integridad y confidencialidad de las historias clínicas almacenadas.
• Garantizar la trazabilidad de las modificaciones (quién modificó, cuándo y qué cambió).
• Conservar las historias clínicas por un período mínimo de 20 años desde la última atención, conforme a la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud.
• Permitir la exportación completa de historias clínicas en caso de terminación del servicio.

La óptica es responsable de cumplir con la Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017 sobre historia clínica electrónica. OptikaApp proporciona las herramientas tecnológicas para facilitar dicho cumplimiento.

11. TERMINACIÓN DEL SERVICIO

11.1 Por parte del usuario

El usuario puede cancelar su suscripción en cualquier momento. La cancelación será efectiva al final del período de facturación vigente. No se harán reembolsos proporcionales excepto cuando lo disponga la ley.

11.2 Por parte de OptikaApp

OptikaApp podrá suspender o terminar el Servicio en los siguientes casos:

• Incumplimiento grave de estos Términos y Condiciones.
• Uso ilegal o fraudulento del Servicio.
• Mora en el pago superior a 60 días (previa notificación).

11.3 Efectos de la terminación

Al terminar el Servicio:

1. OptikaApp dará al usuario un plazo de 30 días para exportar/descargar sus datos.
2. Transcurrido dicho plazo, los datos serán eliminados de los servidores, excepto aquellos que deban conservarse por obligación legal (historias clínicas, datos tributarios).
3. Los datos de historia clínica se conservarán conforme al período legal de 20 años.

12. GARANTÍAS Y EXENCIÓN DE GARANTÍAS

El Servicio se proporciona "tal cual" (AS IS) y "según disponibilidad". OptikaApp no garantiza que:

• El Servicio será ininterrumpido o libre de errores.
• El Servicio cumplirá con requisitos específicos del usuario no documentados.
• Los resultados obtenidos mediante el uso del Servicio serán correctos o completos.

Sin perjuicio de lo anterior, OptikaApp hará sus mejores esfuerzos para mantener el Servicio en óptimas condiciones de funcionamiento.

13. LEY APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Los presentes Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Las partes acuerdan intentar resolver cualquier controversia de forma amigable y directa. Si no se logra un acuerdo, las controversias serán sometidas a la jurisdicción de los jueces y tribunales competentes de Colombia.

14. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS

OptikaApp se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones:

• Serán publicadas en esta misma página con la fecha de actualización.
• Se notificarán al usuario por correo electrónico cuando sean sustanciales.
• Entrarán en vigor 15 días después de su publicación, salvo que el usuario manifieste su desacuerdo cancelando su cuenta.

15. DISPOSICIONES GENERALES

• Acuerdo completo: Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y el contrato de encargado del tratamiento (cuando aplique), constituyen el acuerdo completo entre las partes.
• Divisibilidad: Si alguna cláusula fuere declarada nula o ineficaz, las demás cláusulas continuarán en vigencia.
• No renuncia: La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia al mismo.
• Cesión: El usuario no podrá ceder sus derechos bajo estos Términos sin autorización escrita de OptikaApp.

16. CONTACTO